Frequently Asked Question

Anda mungkin pernah mendengar tentang bahaya email spam, seperti penipuan, resiko malware, atau kiriman pesan promosi tanpa izin. Nah, sebenarnya apa sih yang dimaksud dengan email spam? Dan bagaimana cara mengatasinya?

Di sini, Anda akan menemukan jawabannya. Kami akan membahas lengkap tentang apa itu email spam, jenis-jenisnya, serta cara mengatasinya.

Tidak hanya itu, Anda juga akan belajar cara mencegah email Anda masuk ke kotak spam. Lengkap sekali, bukan? Pertama-tama, yuk bahas tentang apa itu email spam!

Apa Itu Email Spam?

Email spam adalah pesan yang masuk ke kotak email Anda secara tidak diundang. Jadi, Anda tidak tahu siapa pengirimnya. Anda juga tidak pernah berlangganan newsletter dari alamat email tersebut, tapi Anda mendapat email dari mereka.

Analoginya, seperti tiba-tiba mendapat SMS promosi atau tawaran kredit lewat handphone Anda. Pasti Anda heran, dari mana mereka mendapat nomor handphone Anda?

Nah, hal ini juga berlaku dengan email spam. Biasanya, motif utama dari email spam adalah untuk melakukan promosi. Statistik menunjukkan bahwa 36% dari seluruh email spam yang dikirim berisi iklan.

Sekarang pertanyaannya, kenapa Anda bisa mendapat pesan spam? Dari mana pengirim email spam (spammer) mendapat alamat email Anda?

Berikut adalah beberapa penyebab yang memungkinkan Anda jadi penerima email spam:

• Alamat email Anda didapat secara acak – spammer bisa saja menemukan alamat Anda dengan mencari simbol “@” di alat khusus pencari email.
• Terjadi kebocoran data – Masih ingat dengan kasus kebocoran data di Tokopedia? Nah, insiden semacam ini berpotensi mengekspos alamat email Anda juga.
• Alamat Anda ditemukan secara manual – spammer juga bisa menebak alamat email secara manual. Contohnya, untuk orang bernama Budi, bisa saja spammer mencoba “budi@gmail.com” atau “budi@yahoo.com”.
• Alamat email Anda dijual oleh pihak tak bertanggung jawab – Saat Anda melakukan transaksi di suatu platform, biasanya Anda perlu memasukkan alamat email. Nah, kumpulan alamat email pada platform tersebut bisa saja dijual. Tapi ingat, ini hanya kemungkinan. Tidak semua platform melakukan tindakan tidak etis semacam ini.
• Spammer berasal dari daftar kontak relasi – Mungkin ada spammer yang berhasil mendapatkan alamat email relasi Anda, lalu menemukan alamat Anda di daftar kontaknya.

Setelah mendapat kumpulan alamat yang mereka inginkan, spammer bisa langsung mengirimkan pesan spam sesuai dengan tujuan mereka.

Jenis-Jenis Email Spam

Selain tentang promosi, ada motif-motif lain yang mendorong spammer untuk mengirim email spam. Berikut adalah penjelasan berbagai jenis email spam yang biasa ditemui:

1. Email Promosi

Sebetulnya melakukan promosi via email bukanlah masalah. Namun, yang menjadi masalah adalah ketika promosi dilakukan tanpa seizin penerima email.

Ini sama saja seperti salesman yang tiba-tiba masuk ke rumah Anda untuk menawarkan produk. Tentu tidak etis, bukan?

Normalnya, pesan promosi yang masuk ke kotak email Anda sudah seharusnya melewati persetujuan Anda terlebih dahulu. Contohnya, sebelumnya Anda telah bersedia memasukkan alamat email Anda untuk berlangganan info promo pada suatu toko online.

2. Email Phishing

Phishing adalah suatu praktik penipuan di mana spammer mencoba mengelabui korban dengan cara berpura-pura menjadi brand terkenal. Tujuannya sederhana, agar korban bersedia untuk memberikan informasi penting tanpa curiga.

Biasanya, email yang dikirim akan sangat menyerupai brand yang ditiru. Mulai dari headline-nya, format emailnya, visual yang digunakan, hingga signature emailnya.

Namun, ada satu hal yang tidak bisa mereka tiru, yaitu alamat emailnya:

Perhatikan baik-baik. Alih-alih menggunakan alamat website resmi Gojek, justru yang digunakan adalah alamat email fiktif.

Oleh karena itu, jangan mudah percaya bila menemukan email yang meminta informasi sensitif (seperti alamat atau nomor rekening). Dan selalu pastikan bahwa email yang Anda dapatkan berasal dari alamat email bisnis yang valid.

Meskipun terlihat sepele, namun banyak yang terjebak dengan salah satu teknik kejahatan ini. Maka dari itu, salah satu solusi yang tepat adalah dengan tidak menyebarkan email di website.

3. Email Penawaran Hadiah

Pernahkah Anda mendapat email dengan subject yang kurang lebih bertuliskan “Selamat! Anda baru saja mendapatkan hadiah X!”

Padahal seingat Anda, sebelumnya Anda tidak pernah berpartisipasi dalam suatu event undian hadiah atau semacamnya.

Selain melanggar privasi, motif email seperti ini pun berbahaya. Jika ada orang yang percaya dengan penawarannya, bisa-bisa mereka dengan sukarela mengirimkan informasi pribadi untuk menerima hadiahnya.

4. Email Penipuan

Penipuan dengan metode sejenis “Mama minta pulsa” tidak hanya berlaku via SMS saja lho. Praktik seperti ini juga kerap terjadi via email.

Pola penipuannya seperti ini: Spammer akan berpura-pura menjadi sosok yang dapat dipercaya oleh korbannya. Lalu, mereka akan meminta bantuan dalam bentuk uang. Biasanya, pelaku akan memberi urgensi kepada si korban agar mau mengirimkan uangnya dengan segera.

Barangkali praktik email penipuan yang paling terkenal adalah email “Nigerian Prince”. Mengapa disebut demikian? Karena biasanya pelaku praktik ini berpura-pura menjadi seorang pangeran atau anggota kerajaan dari Nigeria.

Kemudian, mereka akan meminta bantuan dalam bentuk uang sembari menjanjikan jumlah uang yang jauh lebih besar kepada si korban.

Jangan salah, walau terdengar simpel, tapi jenis email seperti ini masih menimbulkan kerugian sebesar $700 ribu pada tahun 2018.

Cara Mengatasi Email Spam

Oke, sekarang Anda sudah tahu berbagai macam jenis email spam. Namun, bagaimana cara mengatasinya?

Berikut adalah beberapa langkah yang bisa Anda lakukan untuk mengatasi email spam. Tidak hanya itu, langkah-langkah ini juga dapat membantu Anda untuk mencegah serangan email spam ke depannya.

1. Hati-hati Saat Mempublikasikan Alamat Email Anda

Alamat email adalah salah satu elemen penting saat Anda membagikan informasi kontak bisnis. Namun, hal ini dapat mengundang spammer. Alasannya simpel: alamat email Anda jadi sangat mudah untuk ditemukan.

Masalah ini mungkin tidak begitu mengkhawatirkan jika kotak email Anda sudah punya sistem pertahanan spam yang baik. Tapi, Anda tentu perlu mewaspadainya jika kotak email Anda masih rentan terserang spam.

Lalu, bagaimana cara agar konsumen bisa tetap mengirim pesan tanpa perlu mengetahui alamat email Anda? Cara yang paling umum digunakan adalah dengan memanfaatkan form.

Contohnya, pada halaman kontak Niagahoster, Anda bisa mengirimkan pesan dengan mudah melalui sebuah form, tanpa mengetahui alamat email Niagahoster.

Intinya, pastikan Anda selalu berhati-hati saat menampilkan alamat email. Jangan bagikan alamat email Anda pada pihak asing yang mencurigakan.

2. Jangan Pernah Buka Email Spam

Apabila ada email spam yang terlanjur masuk ke kotak email Anda, tidak usah panik! Anda hanya perlu menahan diri untuk tidak membukanya.

Karena, ketika Anda membuka email tersebut, spammer akan tahu bahwa alamat email Anda aktif. Sehingga mereka akan mengirim lebih banyak pesan kedepannya.

Selain itu, spammer juga bisa memonitor kapan waktu yang tepat untuk mengirim email ke Anda. Atau lebih buruknya lagi, data alamat email Anda yang aktif bisa dijual oleh spammer.

3. Segera Tandai Email Misterius Sebagai Spam

Baik, Anda tidak boleh membuka email spam. Lalu apa yang perlu Anda lakukan?

Anda bisa saja menghapus emailnya. Tapi, cara yang lebih baik untuk mengatasinya adalah dengan menandai emailnya sebagai spam.

Kenapa ini menjadi solusi yang lebih bagus? Karena setiap email yang ditandai sebagai spam akan terdeteksi sebagai pesan “tak diundang”. Jadi, jika spammer mengirim email spam lagi, kotak email Anda secara otomatis akan mendeteksi pesan mereka sebagai spam.

Lalu, apakah Anda bisa menandai pesan sebagai spam tanpa perlu membukanya? Bisa kok. Anda hanya perlu ceklis email yang ingin Anda tandai, lalu klik tombol Laporkan Spam.

Setelah itu, akan ada pop-up yang muncul untuk memastikan apakah Anda ingin menandai pengirim pesannya sebagai spammer. Jika pesan tersebut memang benar-benar spam, Anda bisa mengklik Laporkan spam & berhenti berlangganan.

4. Saring Pesan yang Masuk Melalui cPanel

Bila Anda sudah hafal alamat mana saja yang seringkali mengirim spam, Anda bisa coba memblokir alamat emailnya melalui cPanel.

Caranya pun sangat mudah, karena Anda hanya perlu mengikuti 3 langkah untuk memblokir email spam via cPanel:

1. Masuk ke dashboard cPanel;
2. Klik tombol Apache SpamAssassin;
3. Masukkan alamat email yang ingin Anda blokir, lalu klik Save.

Selesai! Oh ya, Anda juga bisa memblokir pesan yang berasal dari domain tertentu. Contohnya, misalkan Anda ingin memblokir semua pesan yang berasal dari “xyz.com”, Anda cukup memblokir “@xyz.com” saja.

5. Gunakan Email Hosting dengan Fitur Anti Spam Andalan

Dengan email hosting, Anda bisa memiliki alamat email yang lebih profesional. Karena Anda bisa menggunakan domain Anda sendiri, contohnya seperti “alamat-email@domainanda.com”.

Tapi apakah email hosting hanya berfungsi untuk membuat email Anda terlihat profesional? Tentu saja tidak. Anda juga bisa menikmati fitur keamanan yang dapat membuat sistem pertahanan kotak email Anda lebih aman.

Cara Mencegah Email Masuk ke Kotak Spam

Mari kita lihat dari sudut pandang lain. Bagaimana jika ternyata email yang Anda kirim masuk ke kotak spam?

Tentu Anda tidak ingin hal ini terjadi, bukan? Karena jika Anda dianggap sebagai spam, hal ini dapat menodai reputasi bisnis Anda. Jadi, berikut cara-cara yang bisa Anda lakukan untuk mencegah email Anda masuk ke kotak spam:

1. Gunakan Email Spam Checker

Sebelum mengirim pesan, ada baiknya Anda mengecek apakah pesannya rawan masuk ke kotak spam. Hal ini bisa Anda lakukan dengan memanfaatkan email spam checker.

Jadi ini adalah alat yang akan menilai seberapa besar kemungkinan pesan Anda masuk ke kotak spam. Penilaiannya ditampilkan dalam bentuk skor. Semakin rendah skornya, semakin besar kemungkinan pesan Anda masuk ke kotak spam. Begitu pula sebaliknya.

Ada banyak email spam checker gratis yang bisa Anda gunakan di luar sana. Salah satu yang paling populer adalah Mail Tester. Anda tinggal mengirim pesan ke alamat email yang telah ditentukan oleh Mail Tester, lalu Mail Tester akan menilai pesan yang Anda kirim. Semakin besar skornya, semakin baik.

2. Kirim Konten yang Relevan dan Bermanfaat

Konten email spam pada umumnya tidak bermanfaat. Karena emailnya hanya bertujuan untuk mengundang klik tanpa memperhatikan minat si penerima pesan.

Agar pesan Anda diterima dengan baik, Anda dapat membuat konten yang relevan dan bermanfaat. Contohnya seperti artikel yang berisi “tips ampuh” atau penawaran promo terbatas.

3. Tuliskan Judul Email yang Menarik

Tahukah Anda? 47% penerima email membuka email karena judulnya menarik. Selain itu, 69% penerima email dapat mengetahui email spam dari judulnya.

Kedua statistik di atas menunjukkan bahwa membuat judul email yang menarik itu penting. Di sisi lain, Anda perlu memastikan bahwa judulnya tidak mengandung clickbait agar tidak dianggap sebagai spam.

Berikut adalah tips-tips yang bisa Anda gunakan untuk membuat judul email yang menarik:

• Jelaskan secara singkat apa yang ada di dalam kontennya. Contohnya seperti isi artikel atau promo yang Anda tawarkan.
• Hindari clickbait. Pastikan judulnya sesuai dengan isi emailnya.
• Sesuaikan bahasanya dengan karakter penerima pesan. Contohnya, gunakan bahasa yang lebih formal jika penerima pesannya adalah mitra bisnis.
• Tampilkan angka di dalam judulnya. Hal ini akan membuat pesan Anda terlihat lebih konkrit dan menarik untuk diklik.
• Sebutkan nama penerima pesan di dalam judulnya. Cara ini akan membuat pesannya terasa lebih personal.

4. Bangun Reputasi yang Kredibel

Penyedia layanan email seperti Gmail memiliki kriteria khusus untuk menentukan apakah suatu pesan bisa dianggap sebagai spam atau tidak. Kriteria ini dapat menentukan reputasi pengirim email.

Nah, memang tidak ada indikator khusus untuk mengukur reputasi pengirim email. Namun, ada beberapa faktor yang dapat mempengaruhi, seperti:

• Tingkat engagement. Semakin banyak penerima email yang mengklik email Anda, semakin bagus reputasi yang Anda dapat.
• Jumlah pesan yang ditandai spam. Semakin banyak email yang ditandai sebagai spam, semakin buruk reputasi yang Anda dapat.
• Jumlah pesan yang dikirim. Jika Anda mengirim terlalu banyak email dalam waktu yang bersamaan, semakin besar kemungkinan Anda dianggap sebagai spammer.
• Jumlah penerima email yang berhenti berlangganan. Apabila jumlah penerima email yang berhenti berlangganan ada banyak, tandanya email yang Anda kirim tidak relevan dengan keinginan mereka.

5. Pastikan Pesan Dikirim Sesuai Izin Penerima Email

Anda pasti pernah melihat form yang menawarkan pembacanya untuk berlangganan email, kan? Contohnya seperti yang dilakukan oleh Niagahoster:

Dengan cara ini, Anda akan mengetahui penerima email yang benar-benar tertarik dengan konten email Anda. Karena mereka sendiri yang mendaftar untuk menerima konten emailnya.

Sehingga, Anda tidak perlu khawatir dengan relevansi kontennya. Dengan catatan Anda harus mengirim email yang sesuai dengan ekspektasi penerima email.

Contohnya, misalkan mereka tertarik berlangganan email karena Anda menawarkan berbagai tips menarik tentang cara mengelola keuangan. Maka Anda harus mampu menciptakan konten-konten yang relevan dengan tema tersebut.

sumber: Niagahoster